Menjadi Procurement itu Sangat Menantang

Table of Contents

Head Office ASP

Juni 2023 adalah perjalanan karir saya dimulai menjadi seorang Procurement, dimana sebelumnya saya tidak mengenal jobdesc Procurement itu seperti apa dan tidak ada dibayangan saya. Dan ini adalah tantangan terbesar saya untuk bisa survive secara profesional dalam bidang yang baru ini. Survive dalam artian saya bisa menemukan karir yang tepat ditengah persaingan dengan Gen Z yang masih mudan dan pintar-pintar tentunya.

Apa itu Procurement

Tidak hanya sebagai pembeli atau disebutnya adalah Customer, Fungsi Procurement itu mencari kebutuhan user yang sesuai degan spesifikasi mesin yang dibutuhkan dengan kualitas atau life-time yang panjang dan tentunya dengan harga yang ekonomis. Jadi tidak hanya membeli, seorang Procurement juga dituntut untuk bisa memonitoring kebutuhan dan stock yang sudah ada di Gudang user. Tujuannya tentu adalah untuk menghemat budget yang sudah direncanakan pada saat CAPEX tahunan.

Jadi jika tugas Procurement hanya membeli barang saja maka itu adalah jawaban yang sangat salah.

Documen Control

Kebetulan disini saya handle Procurement untuk unit di Pabrik beserta all project yang ada di semua Pabrik di Perusahaan kami. Maka dari itu kepiawaian untuk sortir dokumen adalah hal yang sangat mutlak, sehingga kita sebagai seoarang Procurement tidak kebingungan dalam men-trace unit yang kita beli dari Vendor. Terlebih jika pembelian unit Project dimana membutuhkan SPK atau kontrak perjanjian dengan vendor dimana kita harus benar-benar memahami isi document sebagai document control juga.

Ada beberapa teman Procurement membuat cara untuk mengontrol dokumen adalah dengan cara mencatat secara manual, meski sudah ada disistem sebenarnya. Namun kenyataannya jika bertambah usia kita memang sangat membutuhkan metode Old-School yang menurut saya juga sangat effisien untuk mengingat progress pembuatan PO dari PR. Cuman untuk strategi saya untuk saat ini memang masih menggunakan excell untuk tahu progress PR yang sudah diselesaikan menjadi sebuah PO sampai barang sudah diterima site atau tidak.

Menemukan Vendor

Tantangan berikutnya adalah menemukan vendor. Biasanya sebuah perusahaan mempunyai database vendor-vendor yang sudah bekerja sama jadi dengan begitu kita bisa langsung melanjutkan untuk progress kerja samanya. Adapun dengan sendirinya nomor kita akan tersebar kemana-mana percayalah, dan dengan sendirinya vendor akan berdatangan ke kita, dan pada saat itu juga kerjaan kita akan semakin lancar jaya.

Langkah selanjutnya adalah kita menjalin relasi yang sehat sesama vendor, karena dari vendorlah kerjaan kerjaan kita yang banyak ini akan selesai dalam sekejap mata. Berbicara dengan vendor di topik lain juga akan sangat membantu kedekatan emosional karena sesungguhnya hubungan vendor dengan Procurement itu simbiosis-mutualisme dimana sama-sama saling menguntungkan tentunya.

Kesimpulan

Saya bekerja sebagai Procurement sejak Juni 2023 dimana perusahaan saya sebelumnya yakni PT Agro Maju Raya di take-over oleh PT Agrina Sawit Perdana. Dalam kebutuhan manajemen dimana kekurangan team Procurement maka dari itu saya sebelumnya adalah posisi di Mill Operasional harus belajar kembali di bidang Procurement. Mungkin itu yang bisa saya share sedikit untuk saat ini yah teman-teman semuanya.